RECHERCHE UN SECRETAIRE RECEPTIONNISTE (H/F)

TETRA TECH ARD

Recherche un (e) Secrétaire Réceptionniste

Tetra Tech ARD est une firme Américaine de conseil en développement international ; elle a son siège à Burlington dans le Vermont aux USA.

Tetra Tech ARD recrute un(e) (01) secrétaire Réceptionniste avec un contrat à durée indéterminée pour son projet Sub National Governance Project (SNGP) financé par l’USAID. Le but du programme SNGP est de faire avancer le processus de décentralisation du Mali par la création et l’institutionnalisation des procédures de gestion financières, assurant ainsi que les fonds publics destinés aux services décentralisés sont fournis de manière efficace et transparente.

1-     Tâches et Responsabilité 

Chargé de tenir le secrétariat et la réception physique et téléphonique du bureau, il ou elle assurera un support administratif au bureau.

Au niveau de la Réception

Accueillir et identifier les personnes qui se présentent dans les bureaux (fournisseurs, visiteurs, coursiers) leur indiquer la personne ou le service approprié;

·         Réceptionner les appels au standard téléphonique

·         Filtrer les appels téléphoniques et les acheminer, prendre des messages, fournir les renseignements demandés

  • Fournir des renseignements généraux au besoin en personne ou par téléphone

·         Annoncer les visiteurs ou transmettre les appels

·         Assurer l’accueil à la réception

·         Gérer les courriers, les mails et les fax reçus, en assurer le suivi

Travaux administratifs

·         Etablir l’avis d’absence hebdomadaire

·         Etre l’interface entre le personnel et les services/ partenaires extérieurs;

·         Organiser et gérer les réunions et les agendas;

·         Ouvrir et fermer le bâtiment en fonction des horaires définis

  • Assurer les contrôles de sécurité à la réception
  • Assurer de petits travaux de secrétariat, tels que l’affranchissement du courrier, la réception et la distribution de fax et du courrier, la préparation des salles de réunion, la prise de rendez-vous, le rangement de documents administratifs

·         Tenir à jour le planning du personnel en fonction des événements, travaux à réaliser.

Accomplir toutes tâches nécessitées par les besoins du service.

2   Profil Recherché

Scolarité : DUTS, Maitrise en secrétariat ou technique de bureautique

Expériences : 2 à 3 ans d’expérience dans des fonctions similaires

Connaissances : logiciels informatiques MS Office, internet un atout

Habilités :

·         Facilité d’expression et bon langage

·         Bonne adaptation au changement

·         Grande capacité d’écoute

·         Sens de l’organisation

·         Ponctualité

·         Maintenir un espace de travail propre et ordonné

·         Courtois et serviable

·         Discret et diplomate

·         Accueillant et chaleureux

Pour appliquer envoyer par courriel à Marieyvonne.Traore@tetratechmali.com

Un CV à jour, (commencer par l’expérience la plus récente) et une lettre de motivation.

La date limite du dépôt des candidatures est le jeudi 6 Avril 2017 à 14 heuresAucun appel téléphone ne sera accepté

Seuls les candidats sélectionnés seront appelés pour un entretien.

Source:ANPE